Cada transferencia que entra, imputada a su cuota
Entró plata a la cuenta recaudadora: ¿de quién es y qué cuota paga? Cash Out/In contesta esa pregunta solo, imputa el pago y te deja para revisar a mano nada más que lo dudoso.
Cash Out/In en Plenario
Cash Out/In es el módulo de cobranzas por transferencia bancaria. Resuelve todos los días una pregunta que antes se contestaba a mano, cruzando el resumen del banco con la cartera. Entró plata a la cuenta recaudadora: ¿de quién es y qué cuota paga?
Funciona en dos tiempos. Por un lado mira la cuenta del banco cada tanto y trae las transferencias nuevas, sin volver a cargar las que ya estaban. Con el banco principal, cuando entra la plata el banco avisa y el movimiento aparece en el momento. Por otro lado analiza cada movimiento, busca al dueño de ese pago y, si está seguro, cobra las cuotas y emite el recibo. Si el cliente no debe nada, le deja el importe a favor en su cuenta corriente.
La clave es que es conservador a propósito: ante cualquier duda manda el movimiento a una pantalla de revisión con el motivo escrito, en vez de adivinar. Imputar la cuota equivocada se descubre tarde y se arregla peor. Lo que queda ahí lo resuelve una persona en pocos clics. Y todo queda registrado con usuario y fecha: lo que cobró, lo que no pudo cobrar y lo que no se dejó hacer.
Quién lo usa
El circuito, paso a paso
El cajero arma la ficha de pago (opcional, pero es lo que conviene)
Busca al cliente, elige el crédito y las cuotas a pagar, y carga quién va a transferir. Puede ser otra persona: un familiar, o alguien que paga desde una billetera virtual. El sistema devuelve el número de cuenta, el importe y un código de cinco dígitos, listos para dictar o enviar por WhatsApp. Es una sola transferencia por el total, aunque cubra cuotas de varios créditos.
El cliente transfiere
A la cuenta recaudadora, o a la cuenta dedicada que ese cliente tenga asignada. Si pone el código en la referencia, mejor: es la señal que desempata cuando hay varios pagos comprometidos parecidos.
El sistema trae el movimiento del banco
Revisa la cuenta cada tanto y trae lo nuevo, descartando lo que ya estaba cargado. Con el banco principal, además, cuando entra la plata el banco avisa y el movimiento aparece en el momento. Si hay apuro porque el cliente está esperando en el mostrador, el cajero puede pedir una búsqueda inmediata que consulta al banco durante dos minutos.
El sistema identifica de quién es la plata
Mira las señales de la más fuerte a la más débil. Primero la cuenta dedicada por la que entró. Después el CUIT de quien ordenó la transferencia y el código de la referencia. Por último, si ese cliente tiene un único pago comprometido pendiente. El resultado queda guardado con el movimiento, así que siempre se puede explicar por qué imputó donde imputó.
Cobra las cuotas y emite el recibo
Cobra siempre de la cuota más vieja a la más nueva. Si faltó plata, la última cuota queda con pago parcial. Si sobró, va a las cuotas siguientes o queda a favor del cliente en su cuenta corriente, según cómo se haya definido. Si el cliente no debía nada, todo queda a favor.
El operador resuelve lo que quedó en revisión
En la pantalla de conciliación cada pago aparece partido en dos: a la izquierda lo que informó el banco, a la derecha qué se hizo con esa plata. Desde ahí se elige el cliente y las cuotas. También se puede armar la ficha de un pago que ya entró sin aviso, dejar constancia de lo que se cobró por ventanilla, o descartar lo que no es cobranza.
Qué incluye
Identifica al pagador por varias señales, no por el importe
Cruza la cuenta por la que entró la plata, el CUIT de quien ordenó la transferencia, el código de la referencia y los pagos comprometidos pendientes. Nunca adivina por el monto: dos clientes que deben lo mismo no se confunden.
Cuenta dedicada por cliente
A un cliente que paga seguido se le puede asignar una cuenta propia para que transfiera siempre ahí. Es la señal más fuerte: identifica el pago aunque transfiera un tercero, y convierte una conciliación manual en automática.
Ficha de pago para dictarle al cliente
Titular y pagador son datos distintos, así que el hijo puede pagar por el padre sin que eso rompa la imputación. La ficha se manda por WhatsApp o se copia dato por dato, y trae un código corto justamente para poder dictarlo de palabra.
Un solo recibo, aunque el pago cubra varios créditos
El operador puede marcar cuotas de distintos créditos del mismo cliente y se cobran juntas en un único comprobante. Dentro de cada crédito se respeta el orden: al marcar una cuota se marcan todas las anteriores.
Pantalla de revisión con el motivo escrito
Lo que el sistema no pudo cerrar queda en una sola lista, con el porqué en texto claro: dos pagos comprometidos que no se pueden desempatar, el banco no informó el CUIT, el pago no corresponde a cartera. El operador no tiene que investigar para saber qué hacer.
Constancia de lo que se cobró por fuera
Cuando el cajero ya cobró esa cuota por ventanilla antes de que entrara el pago, se deja constancia con el número de recibo y el movimiento sale de la cola. No se cobra dos veces y queda quién lo marcó y cuándo. Si fue un error, se da marcha atrás sin tocar nada de lo contable.
Reglas para omitir lo que no es cobranza
Comisiones, mantenimiento de cuenta, impuestos, retenciones y débitos no ensucian la conciliación. Se descartan solos, por reglas que leen la descripción que puso el banco, y quedan apartados con el motivo. Cada regla muestra a cuántos movimientos atrapó, para detectar una que esté filtrando de más.
Auditoría de todo lo que se hizo con la plata
Un registro por cada cobro, acreditación, reversión, descarte y constancia manual, con usuario, importe, resultado y detalle. Incluye los intentos que fallaron y los que el sistema bloqueó, así que se puede reconstruir el recorrido de cualquier pago.
Qué se gana
Lo que más nos preguntan
Transfirió un familiar, no el cliente. ¿Se puede imputar igual?
Sí, y es justamente el caso para el que está pensada la ficha de pago: el titular del crédito y quien paga son datos distintos. Si la ficha se armó antes, el sistema reconoce el pago por el CUIT de quien transfirió. Si la plata ya entró sin aviso, se arma la ficha desde la misma fila y el pagador viene precargado con quien ordenó la transferencia.
El cliente transfirió más de lo que debía esa cuota. ¿Qué pasa con el resto?
Nunca se recorta la plata: entra el importe completo. Si quedan cuotas por delante, el excedente se aplica como pago a cuenta de la siguiente, o queda a favor del cliente en su cuenta corriente. Eso depende de cómo se haya definido la imputación. Si el crédito queda cancelado y todavía sobra, va a cuenta corriente, igual que si el cliente no debía nada.
¿Y si transfirió menos de lo que decía la ficha de pago?
Se aplica lo que entró, de la cuota más vieja a la más nueva, y la última queda con pago parcial. Mientras no se cobró, la pantalla lo marca en otro color y avisa cuánto falta, para que el operador lo vea de un vistazo.
Esa cuota ya la cobramos por ventanilla. ¿Cómo saco el pago de la cola sin cobrarlo dos veces?
Con la opción de dejar constancia: se carga el número del recibo o del movimiento con el que se cobró y el pago sale de la cola. El sistema no toca nada contable y no lo vuelve a mirar. Es una declaración del operador, así que conviene cargar el número: es lo que después permite auditarlo.
¿Por qué un pago quedó en revisión si el sistema ya sabe de quién es?
Porque identificar al pagador y decidir a qué crédito imputarle son dos preguntas distintas, y que falte la segunda no borra la primera. El caso típico es un cliente con dos pagos comprometidos pendientes y una transferencia sin código en la referencia: no hay forma de saber a cuál corresponde. El motivo está escrito en la propia fila y lo resuelve el operador en un par de clics.
¿Puedo elegir cualquier cuota para cobrar?
Dentro de un crédito, no: se cobra siempre de la más vieja a la más nueva, así que al marcar una se marcan todas las anteriores. No quedan cuotas salteadas. Lo que sí se puede es marcar cuotas de varios créditos del mismo cliente y cobrarlas juntas en un solo recibo.
Se cortó la conexión en medio de un cobro. ¿Puede haber quedado duplicado?
No. Cuando el sistema no puede confirmar si el cobro entró, deja el pago en revisión y no lo reintenta solo, justamente para no cobrar dos veces. Hay que verificar si el cobro quedó registrado y recién después resolverlo. El aviso en pantalla lo dice en esos mismos términos: no reintentar a ciegas.
Nos equivocamos y hay que devolverle la plata al cliente. ¿El sistema la transfiere?
No. El pago se marca para devolución y sale del circuito de cobranza, pero la transferencia de vuelta la ejecuta Tesorería por su propio procedimiento. Cuando salió, se confirma la devolución cargando el comprobante. Si antes se había imputado a cuotas, primero hay que revertir ese cobro.
Qué conviene saber antes
No devuelve plata. Marcar un pago para devolución no transfiere nada: la transferencia de vuelta la hace Tesorería por su circuito y después hay que confirmarla a mano. La pantalla de devoluciones, de hecho, hoy está fuera del menú porque todavía no se usa en el día a día.
No cobra en el mismo instante en que entra la plata. Aunque el banco avise al toque, el pago queda en cola hasta que el proceso automático vuelva a pasar, o hasta que alguien lo resuelva desde la pantalla. La inmediatez es en traer el movimiento, no en imputarlo.
No imputa por importe. Sin código en la referencia, un pago se reconoce por la cuenta dedicada, por el CUIT de quien transfirió, o porque el cliente tiene un único pago comprometido pendiente. Si el banco no informa el CUIT, el cliente no tiene cuenta dedicada y no se armó la ficha de pago, el movimiento va a revisión manual.
No todos los bancos dan lo mismo. Puede tomar movimientos de cuatro medios: Banco Industrial, Comafi, Banco de Comercio y Mercado Pago. Solo el principal ofrece cuenta dedicada por cliente y aviso inmediato al entrar la plata. Los otros tres únicamente traen los movimientos. Qué medios opera cada instalación se define al implementar.
Para mover plata de verdad hay que habilitarlo. Son dos permisos que tienen que estar prendidos. Con cualquiera de los dos apagado, el sistema identifica y muestra a qué crédito iría cada pago, pero no registra nada: es el modo de prueba, y la pantalla lo avisa. Además, para que el proceso cobre solo, sin nadie trabajando en el sistema, hay que dejar designado un usuario responsable de esos cobros.
Los pagos comprometidos no se vencen solos. La ficha muestra una fecha de vencimiento, pero nada la da de baja sola. Una ficha vieja sigue esperando y puede llegar a reclamar un pago que no es suyo. Si ya no corresponde, hay que cancelarla a mano.
Dejar constancia de un cobro hecho por fuera no se verifica contra nada: es una declaración del operador. Y para deshacer un cobro de cuotas ya imputado, primero hay que revertirlo por el procedimiento habitual de administración. Desde esta pantalla se cancela la operación solo si alguna cuota sigue cobrada.
El aviso por mail al cliente viene apagado. Necesita una plantilla cargada y lo manda solamente el proceso automático: las acciones manuales del operador no disparan el mail. Y cobrar cuotas de varios créditos en un solo recibo depende de cómo esté configurada la emisión de comprobantes en tu instalación; no funciona con las dos formas posibles.
Todo lo demás que trae Plenario
¿Querés ver Cash Out/In funcionando?
Te mostramos el módulo en vivo con datos parecidos a los de tu operación, y te decimos qué hace falta para ponerlo en marcha.