Tableros Kanban: todo tu proceso a la vista
Armá un tablero por cada circuito de tu financiera y seguí en qué etapa está cada solicitud, cheque o prospecto. Cada tarjeta muestra quién la tiene, para cuándo es y todo lo que se hizo hasta ahora.
Tableros Kanban en Plenario
Los Tableros Kanban te dejan ver un proceso completo en una sola pantalla. Cada tablero representa un circuito de tu financiera: el análisis de solicitudes, el recupero de cheques rechazados, el seguimiento comercial, la aprobación de comprobantes de proveedores. Las columnas son las etapas por las que pasa el trabajo. Las tarjetas son los asuntos concretos que están en cada etapa.
La diferencia con una planilla de seguimiento es que la tarjeta no es una copia hecha a mano. Cada tarjeta puede estar atada a algo que ya existe en Plenario. Puede ser un prospecto, un cliente, una solicitud o un crédito. También una liquidación de factoring, un cheque de terceros, un cheque rechazado o un comprobante de compra o de venta. La tarjeta muestra los datos del expediente real y los podés volver a leer actualizados cuando quieras. También podés usar tarjetas libres, sin atarlas a nada, para procesos internos.
Cuando alguien arrastra una tarjeta a otra columna, queda registrado quién la movió y cuándo. Y si esa etapa fue preparada para eso, el movimiento además cambia el estado real del expediente, no solo el de la tarjeta. Esa es la parte que conviene definir con cuidado al armar el tablero. Es lo que lo convierte en el circuito de trabajo real y no en un cartel informativo.
Quién lo usa
El circuito, paso a paso
Armás el tablero con las etapas reales del proceso
Le ponés nombre, color e ícono. Después agregás una columna por cada etapa, en el orden en que pasan las cosas. Conviene tener pocas columnas y nombres que no dejen dudas: una tarjeta tiene que poder ubicarse sin pensar.
Elegís qué va a seguir ese tablero
Cada tablero sigue un solo tipo de asunto: solicitudes, créditos, prospectos, clientes, liquidaciones de factoring, cheques de terceros, cheques rechazados o comprobantes de compra y de venta. También podés armar un tablero libre, sin vínculo con el resto del sistema, para trabajo interno.
Definís quién trabaja en el tablero
Sumás al equipo que lo va a usar. Cada persona ve los tableros que armó y aquellos en los que fue sumada. Así el tablero de un sector no aparece en la pantalla de otro.
Entran las tarjetas
Podés crearlas desde la primera columna y elegir con qué expediente se vinculan. O mandarlas desde donde ya estás trabajando: desde una solicitud o desde un prospecto hay una opción para enviarlo al tablero. La tarjeta aparece en la primera columna.
Se asigna responsable, vencimiento y detalle
A cada tarjeta le ponés quién la tiene y para cuándo. Además podés sumarle etiquetas para clasificarla, una lista de pasos a cumplir, notas de cada contacto, los archivos del caso y recordatorios para la persona que corresponda.
Se mueve de columna a medida que avanza
Arrastrás la tarjeta a la etapa siguiente. Queda registrada la gestión y se refrescan los datos del expediente. Si la etapa de destino fue preparada para eso, también cambia el estado del expediente en Plenario. Y si algo no se puede hacer, el sistema avisa por qué.
Qué incluye
Un tablero por cada proceso
No hay un tablero único obligatorio. Armás uno para análisis de solicitudes, otro para recupero de cheques, otro para el equipo comercial, y pasás de uno a otro desde un listado. Cada tablero tiene sus propias etapas, colores y equipo.
Tarjetas atadas a lo que ya está cargado
La tarjeta puede representar un prospecto, un cliente, una solicitud o un crédito. También una liquidación de factoring, un cheque de terceros, un cheque rechazado o un comprobante de compra o de venta. Los datos que muestra salen del expediente real, no de una copia.
Mover la tarjeta puede mover el expediente
Cada etapa se puede preparar para que el expediente cambie de estado cuando entra una tarjeta. Así el movimiento en el tablero y el cambio de estado son un solo acto. En vez de dos tareas, y que alguien se olvide de la segunda.
Responsable, vencimiento y etiquetas
Cada tarjeta tiene a quién le toca y para cuándo. Las etiquetas sirven para marcar lo urgente, el tipo de caso o la sucursal, y se ven de un vistazo sin abrir nada.
Pasos a cumplir, notas y documentación del caso
La lista de pasos divide el trabajo en tareas que se van tildando. Las notas guardan el contexto de cada contacto, con autor y fecha. Y la documentación del caso se sube, se baja y se borra en el mismo lugar donde se lo gestiona.
Recordatorios y panel de pendientes
Programás avisos con fecha y persona asignada. Cada usuario tiene su panel con los pendientes que le tocan. Así deja de depender de que alguien se acuerde o de una nota en papel.
Historial de cada tarjeta
La tarjeta guarda todos sus movimientos y los cambios de estado que se hicieron desde ahí. Si alguien pregunta por qué una solicitud tardó tres semanas, el recorrido está: por qué etapas pasó, cuándo y con quién.
Búsqueda, filtros y vistas guardadas
Buscás por texto y filtrás según lo que corresponde al tipo de asunto del tablero. Si usás un criterio todos los días, lo guardás como vista y lo volvés a aplicar con un clic. Cuando deja de servir, lo borrás.
Qué se gana
Lo que más nos preguntan
¿Mover una tarjeta cambia realmente el estado de la solicitud?
Puede cambiarlo, pero no siempre. Depende de cómo se preparó esa etapa cuando se armó el tablero y de qué tipo de asunto sigue ese tablero. Por eso conviene saber qué hace cada columna antes de soltar una tarjeta. Lo más sano es probarlo en un tablero de prueba antes de usarlo con casos reales.
¿Puedo tener varios tableros al mismo tiempo?
Sí. Cada proceso puede tener el suyo y pasás de uno a otro desde un listado. Cada persona ve los tableros que armó y los que la tienen sumada al equipo. Así la pantalla no se llena con los tableros de otros sectores.
¿Qué pasa si dos personas mandan la misma solicitud al mismo tablero?
No se duplica. El sistema no deja incorporar dos veces el mismo expediente en un mismo tablero. No te van a quedar dos tarjetas del mismo caso compitiendo en columnas distintas.
¿Puedo abrir el expediente original desde la tarjeta?
En la mayoría de los casos sí: la tarjeta tiene una opción para abrirlo en Plenario. No está disponible para todos los tipos de asunto, así que conviene verificarlo en el tablero que te interesa. Y si ves que la tarjeta muestra datos viejos, revisá también el expediente original.
¿En qué se diferencia del seguimiento comercial que ya tiene el sistema?
El módulo comercial tiene su propio embudo para prospectos, con sus estados de venta. El Kanban sirve para cualquier proceso y puede seguir además solicitudes, créditos, cheques o comprobantes. Se usan juntos: desde un prospecto lo mandás a un tablero cuando el seguimiento necesita un circuito aparte.
¿Sirve para procesos que no están en el sistema?
Sí. Hay tableros libres, donde la tarjeta no se ata a nada y la usás para lo que quieras: pedidos internos, apertura de una sucursal, incorporación de personal. Eso sí, si lo que necesitás es mantener el vínculo con el expediente, usá un tablero del tipo que corresponda y no uno libre.
¿Puedo cambiar las etapas de un tablero que ya está en uso?
Se puede, con cuidado. Evitá eliminar columnas que todavía tienen tarjetas: primero movelas o cerralas. Y no le cambies el tipo de asunto a un tablero que ya tiene tarjetas cargadas sin evaluar el impacto. Ese tipo define qué se puede incorporar, qué filtros aparecen y qué cambios de estado corren.
¿Qué uso le doy a las notas, a la lista de pasos y a los recordatorios?
Cada cosa tiene su lugar. Las notas guardan el contexto: qué dijo el cliente, qué se decidió. La lista de pasos son las tareas que faltan completar dentro de la tarjeta. Los recordatorios son avisos con fecha y persona, para que algo no se pase.
Qué conviene saber antes
No prometer que mover una tarjeta siempre cambia el estado del expediente. Depende de cómo se preparó cada etapa al armar el tablero y de qué tipo de asunto sigue ese tablero. Hay etapas que solo mueven la tarjeta.
No prometer que desde cualquier tarjeta se puede abrir el expediente original. Eso funciona solamente en los tipos de asunto que lo tienen habilitado.
No prometer permisos finos por tarea. El acceso al módulo es uno solo y general: no hay permisos separados para crear, editar o eliminar tableros y tarjetas. Lo único que limita quién ve qué es ser dueño del tablero o estar sumado a su equipo.
No prometer avisos por mail, WhatsApp o al celular. Lo que hay son recordatorios y un panel de pendientes dentro del sistema, no envíos por fuera.
No prometer tableros que se llenan solos. Las tarjetas se crean a mano o se mandan desde el expediente de origen. No hay reglas automáticas que incorporen casos al tablero.
No prometer reportes ni indicadores propios del Kanban. Lo que hay es el tablero, la búsqueda, los filtros, las vistas guardadas y el panel de pendientes.
Aclarar que para adjuntar documentación tiene que estar habilitado antes el espacio donde se guardan los archivos. Si no está, subir y bajar archivos falla.
No prometer uso desde el celular ni desde fuera de la oficina: el módulo se usa dentro de Plenario, en la computadora de trabajo.
No prometer un límite de tableros o de tarjetas, ni números de velocidad: no están definidos.
Todo lo demás que trae Plenario
¿Querés ver Tableros Kanban funcionando?
Te mostramos el módulo en vivo con datos parecidos a los de tu operación, y te decimos qué hace falta para ponerlo en marcha.