Motor de Cobranza: cobrá antes y perseguí menos
Cobra las cuotas solo, el día que corresponde y por el medio que cada cliente acordó. Lo que no entra, lo pasa a mora con su tramo, su carta y su responsable.
Motor de Cobranza en Plenario
El Motor de Cobranza es la parte del sistema que se ocupa de cobrar las cuotas. Todos los días revisa la cartera y define qué cuotas corresponde intentar hoy. Después ejecuta el cobro por el medio que cada cliente acordó y registra qué pasó con cada intento. Lo que antes era una planilla y alguien acordándose de debitar pasa a ser un circuito que corre solo y deja todo asentado.
Al lado del cobro automático hay dos circuitos más, que son parte del mismo módulo. La gestión de mora trabaja a los que no pagaron. Los agrupa por tramo de atraso, les dispara alertas y cartas según el día, y los reparte entre cobradores propios o estudios jurídicos. La cobranza por entidades resuelve el caso contrario: cuando la plata llega junta en una rendición de RapiPago, Pago Fácil, descuento de haberes o débito bancario. Cargás la rendición que manda la entidad y el sistema imputa cada importe a la cuota que corresponde, con sus asientos y su facturación.
Todo queda registrado: qué se intentó, cuándo, por cuánto, qué contestó el medio de cobro y qué hizo cada persona a mano. El gerente mira un tablero con lo recuperado y las alertas del día. El operador trabaja su agenda, y el auditor exporta el detalle filtrado por usuario, acción y fecha.
Quién lo usa
El circuito, paso a paso
Cada mañana el sistema arma el trabajo del día
Recorre la cartera y separa las cuotas que corresponde intentar cobrar: las vencidas y, si así lo definís, las que vencen en los próximos días. Podés dejarlo corriendo solo o pedir una corrida manual cuando la necesites.
Cada cuota cae en una regla de cobranza
La regla define a quién se le cobra: podés separar por comercializador, entidad, línea de crédito, sucursal o días de atraso. También define a quién no se toca: fallecidos, casos judiciales o prejudiciales, bajas y clientes bloqueados. Y define cuánto se intenta cobrar —todo, una parte o un importe fijo, con mínimo y máximo— y cuántos días se espera entre intentos. Si hay varias reglas, se aplican por prioridad.
Se arma la agenda y se controla la presión sobre el cliente
Cada cuota queda con su fecha y hora de próximo intento. Antes de mandar nada, el sistema chequea los topes: cuántas veces por día, semana y mes se puede intentar con un mismo cliente. También mira la franja horaria, si el día es hábil o feriado, y si ese caso está bloqueado.
Antes de cobrar vuelve a mirar la cuota
Si el cliente ya pagó por otra vía o la cuota quedó sin saldo, cancela el intento y no manda el débito. Si el saldo bajó, ajusta el importe. Queda el aviso de que se pagó por fuera, y el circuito sigue con la cuota siguiente.
Se ejecuta el cobro y se registra la respuesta
El resultado puede ser aprobado, rechazado, reintentar en tantos días, pausar o pasar a gestión manual. Cada motivo de rechazo del medio de cobro tiene definida de antemano su acción, así nadie decide a mano caso por caso. Al cierre del día se cruzan los avisos del medio de cobro con lo que registró el sistema.
Lo que no se cobró pasa a gestión de mora
El cliente entra en el tramo de atraso que le corresponde: 1 a 30 días, 31 a 60, y los que definas. Cada tramo tiene sus alertas al gestor, sus cartas al deudor y su responsable o estudio jurídico asignado. Si paga, sale solo; si se atrasa más, pasa al tramo siguiente también solo.
Qué incluye
Reglas de cobro por segmento de cartera
Armás reglas distintas para carteras distintas: una para los que recién se atrasan, otra para los de más de 90 días, otra por línea de crédito o por comercializador. Cada regla lleva sus exclusiones, su cantidad de intentos, sus importes y su ventana horaria.
Control de presión sobre el cliente
Topes de intentos por día, semana y mes, franja horaria, días hábiles y feriados. Y bloqueo de un caso puntual, el cliente que pide que no le debiten, con fecha de vencimiento del bloqueo y registro de quién lo puso.
Prueba antes de activar
Podés ver qué cartera tomaría una regla nueva y correrla en seco, sin cobrar nada. También podés compararla contra otra regla sobre la misma cartera y revisar cuota por cuota qué regla se la quedó. Además, una regla nueva arranca de a poco: los primeros días toma solo la parte mejor priorizada.
Protección contra el cobro duplicado
Antes de cada débito el sistema vuelve a controlar la cuota. Así evita cobrarle a quien ya pagó en la sucursal, por transferencia o en otra entidad. Si no hay saldo, no sale el débito.
Tablero del día y agenda
En una pantalla ves si el circuito está corriendo y cuántas cuotas hay asignadas, en proceso, pausadas o completadas. También cuántos intentos salieron aprobados, rechazados o reprogramados, cuánto se recuperó en el período y qué alertas quedaron sin revisar.
Gestión de mora por tramos
Los clientes morosos aparecen agrupados por tramo de atraso, con días de mora, cuotas impagas, vencimiento más viejo, saldo, punitorios y último pago. Cada tramo puede disparar alertas al gestor en un día determinado, cartas al deudor en otro, y repartir la cartera entre estudios jurídicos por porcentaje. Desde ahí asignás responsable, generás notas en el legajo, mirás la cuenta corriente y el histórico de cobros, e imprimís la planilla de cobranza.
Rendiciones de entidades
Cargás la rendición que manda la entidad y el sistema identifica a los clientes por CUIT, documento o código de descuento. Después aplica cada importe según el criterio que elijas. Puede ir a la cuota impaga más vieja, a los créditos que cobran por esa entidad, a los que ella otorgó o al crédito indicado en la rendición. También permite compensar diferencias chicas contra la cuenta contable que definas, y conciliar lo presentado contra lo efectivamente cobrado.
Auditoría, alertas y perfiles
Cada acción manual queda registrada con usuario y fecha, y se exporta filtrada. Las alertas juntan los errores, los rechazos relevantes y los casos que necesitan que alguien los mire. Cada usuario ve y hace solo lo que su perfil tiene habilitado, incluido un perfil que solo consulta y audita.
Qué se gana
Lo que más nos preguntan
¿Puede cobrarle dos veces a un cliente?
Justo antes de cada débito el sistema vuelve a mirar la cuota. Si ya está pagada o no tiene saldo, cancela el intento y no manda nada al medio de cobro. Queda el aviso de que se pagó por fuera. De todos modos conviene revisar las alertas todos los días, porque ahí aparecen los casos raros.
¿Por qué una cuota no aparece en la agenda del día?
Los motivos habituales son pocos: ya está cobrada, no tiene saldo, o todavía falta para el vencimiento y queda fuera del plazo de adelanto que definiste. También puede estar excluida por la regla (judicial, fallecido, baja, bloqueado), no ser tomada por ninguna regla, o estar esperando que se cierre una cuota anterior del mismo crédito. El sistema deja ver cuota por cuota qué regla se la quedó y por qué, así que no hay que adivinar.
¿Puedo probar una regla nueva sin arriesgar la cartera?
Sí, y es lo recomendado. Podés ver qué cartera tomaría, correrla en seco sin cobrar, compararla contra la regla actual y revisar las asignaciones. Además una regla nueva arranca tomando solo una parte de la cartera los primeros días, salvo que decidas apagar ese freno.
¿Qué hago con el cliente que pide que no le debiten más?
Se bloquea ese caso, con fecha de vencimiento del bloqueo si querés que se libere solo. Mientras está bloqueado no sale ningún intento, y queda registrado quién lo bloqueó y cuándo. Después se puede liberar a mano.
¿Cómo decide el sistema en qué tramo de mora va cada cliente?
Por días de atraso, con los tramos que vos definas (por ejemplo 1 a 30 y 31 a 60). Entra y sale solo: si paga, sale; si se atrasa más, pasa al tramo siguiente. Podés mandarlo a mano a otro segmento, pero no podés sacarlo del tramo que le corresponde por sus días de mora.
¿Por qué el total que aplicó una rendición no coincide con el total del archivo?
Porque el sistema solo imputa lo que puede imputar. Las diferencias vienen de clientes que no se pudieron identificar y de cuotas que ya estaban cobradas. También de cobros con fecha anterior al último cobro registrado, de fechas fuera del ejercicio contable abierto, o de clientes a los que les falta configurada la facturación. Todos esos casos quedan listados al final del proceso y en el resumen.
¿Cómo veo los rechazos de débito del banco?
Los rechazos llegan en la misma rendición, con importe cobrado en cero, y el motivo se ve en el detalle del renglón. También hay un resumen con todo lo que no se pudo aplicar, para mandarlo a gestión o reintentarlo por otro medio.
¿Todos los usuarios pueden hacer todo?
No. Hay cinco perfiles. Uno solo consulta; otro hace la operación diaria, con reintentos, pausas, links de pago y gestión de casos; otro además controla el circuito y la conciliación; otro configura; y el de auditoría ve todo pero no opera. Un cambio de perfil se aplica recién en el siguiente ingreso del usuario.
Qué conviene saber antes
Medios de cobro: el cobro automático hoy opera con dos proveedores de pago, Mobbex y Pagos360. Qué medios quedan habilitados en cada instalación depende de la configuración y de las cuentas que la financiera tenga dadas de alta con cada proveedor. Hay otros proveedores que aparecen en pantalla pero todavía no se pueden usar.
Pagos salientes: existe un circuito aparte para ordenar transferencias con aprobación previa. Su disponibilidad hay que verificarla banco por banco antes de prometerla. En el relevamiento, un banco quedó preparado pero sin probar, y otros dos proveedores todavía no funcionan.
Contabilidad: el cobro automático registra e informa lo cobrado, pero la imputación contable definitiva de las cuotas pertenece al circuito de préstamos, no a este módulo. La cobranza por entidades sí genera asientos, facturación y movimientos de cuenta corriente al aplicar la rendición.
Cálculo del atraso: la forma de contar los días de mora, y cuál de los dos vencimientos se toma, se define en la puesta en marcha. Conviene acordarlo con el implementador, porque cambia los números de los tramos y de los reportes.
Separación de funciones: conviene verificar en la instalación que cada acción quede efectivamente restringida al perfil que corresponde. El manual aclara que no en todas las pantallas el permiso queda forzado, y que hay que probarlo antes de darlo por válido.
Límites operativos conocidos: no se puede sacar a un cliente del tramo de mora que le corresponde por días de atraso, solo de los segmentos a los que se lo mandó a mano. La planilla de cobranza no se imprime si el cliente no tiene un usuario asignado. Una rendición importada se puede eliminar solo si todavía no se aplicó. Y los porcentajes de reparto entre estudios jurídicos tienen que sumar exactamente 100 o quedar en cero.
Lo que el módulo no hace: no llama por teléfono ni manda WhatsApp. Las acciones de contacto que genera son alertas para el gestor, notas en el legajo del cliente y cartas, que se pueden enviar por mail.
Todo lo demás que trae Plenario
¿Querés ver Motor de Cobranza funcionando?
Te mostramos el módulo en vivo con datos parecidos a los de tu operación, y te decimos qué hace falta para ponerlo en marcha.