Web Comercios: cobrá y liquidá sin planillas
Las cuotas que pagan los clientes de tus comercios adheridos entran imputadas solas, sin que nadie mire el extracto del banco. Y lo que le toca a cada comercio sale liquidado, con su comprobante y su orden de pago.
Web Comercios en Plenario
Web Comercios ordena la plata que va y viene con tus comercios adheridos: los negocios, agencias y promotores que venden en cuotas con financiación tuya. De un lado está lo que entra: las cuotas que pagan los clientes finales de esas ventas, casi siempre por transferencia. Del otro lado está lo que sale: la liquidación que le pagás al comercio por las operaciones que te trajo. A eso se le suma la comisión que le corresponde por haber colocado el crédito.
Hasta ahora ese ida y vuelta se resolvía a mano. Alguien abría el extracto del banco, trataba de adivinar de quién era cada transferencia e imputaba la cuota a ojo. Y otra persona armaba en una planilla el pago al comercio, le restaba los gastos, lo pasaba a Tesorería y esperaba. Web Comercios hace las dos puntas dentro del sistema. Las transferencias que entran se identifican solas y queda el recibo emitido. Y las operaciones de cada comercio se agrupan en una liquidación: al confirmarla quedan hechos el comprobante, la orden de pago por el neto y el movimiento en la cuenta corriente del comercio.
Lo importante es que todo queda con historia. Cada peso que entró dice por qué se imputó donde se imputó, y cada liquidación queda atada a su comprobante y a su orden de pago. Cuando el sistema no está seguro de quién mandó una transferencia, no adivina: la manda a revisión con el motivo escrito, para que la resuelva una persona. Imputar la cuota equivocada se descubre tarde y se arregla peor.
Quién lo usa
El circuito, paso a paso
El comercio vende en cuotas
La venta financiada que hace el comercio entra al sistema como un crédito a nombre del cliente final. El comercio queda identificado como el canal que la originó. A partir de ahí hay dos cosas pendientes: cobrarle las cuotas al cliente y pagarle al comercio lo que le corresponde.
Se le dicta al pagador a dónde transferir
Es opcional, pero cambia todo. El cajero elige el cliente, los créditos y las cuotas. El sistema le muestra una cuenta de destino, el importe exacto y un código de cinco dígitos para poner en la referencia. Se le puede enviar todo armado por WhatsApp. Sirve igual si el que paga es un familiar y no el titular.
Entra la transferencia y el sistema la identifica
El sistema revisa la cuenta recaudadora cada pocos minutos y trae los movimientos nuevos, sin repetir los que ya estaban. Para saber de quién es cada uno mira cuatro cosas, en ese orden: la cuenta de destino propia del cliente, el CUIT de quien transfirió, el código puesto en la referencia y el aviso de pago cargado de antemano. Con eso cobra las cuotas y emite el recibo. Si el cliente no debe nada, el importe le queda a favor en su cuenta corriente.
Lo que no cierra solo lo resuelve una persona
Las transferencias dudosas quedan en una pantalla de revisión con el motivo escrito. Desde ahí se imputan a mano, o se deja constancia de lo que ya se cobró por otro canal con el número de recibo. Lo que no es cobranza se descarta. Las comisiones bancarias, los impuestos y las retenciones se descartan solas, así no ensucian la bandeja.
Se arma la liquidación del comercio
Se elige el comercio, se fijan la fecha y la fecha valor, y se tildan las operaciones a incluir. El sistema muestra el bruto, le resta los gastos y conceptos y calcula el neto. Se pueden sumar notas de crédito y de débito del comercio para ajustar el importe final a pagar.
Se confirma y queda lista para pagar
Al liquidar quedan hechos el comprobante, la orden de pago por el neto y el movimiento en la cuenta corriente del comercio. El sistema ofrece imprimir el comprobante ahí mismo. Mientras la liquidación está pendiente se edita y se borra; una vez confirmada queda bloqueada y solo se consulta o se anula.
Qué incluye
Identificación automática de lo que entra
El sistema trae las transferencias nuevas de la cuenta recaudadora y descubre solo de quién es cada una. Cuando lo logra, cobra las cuotas y emite el recibo sin que nadie intervenga.
Cuenta de destino propia por cliente
A cada cliente se le puede asignar su propia cuenta de destino. Si la plata entró ahí, ya se sabe de quién es, aunque la transferencia la haya hecho un tercero desde su billetera. Es el dato más confiable de los cuatro: lo que antes había que buscar en el extracto, con esto entra imputado solo.
Ficha de pago para dictar o mandar por WhatsApp
El cajero carga el pago que el cliente se compromete a hacer y el sistema muestra la cuenta, el importe y el código. Cada dato tiene su botón de copiar y queda un mensaje listo para enviar. Es una sola transferencia por el total, incluso si cubre cuotas de varios créditos.
Bandeja de revisión con el motivo a la vista
Cada movimiento que no cerró solo dice por qué quedó pendiente. Desde la misma pantalla se imputa, se carga el aviso de pago que faltaba, se marca como ya cobrado por otro canal o se descarta.
Liquidación al comercio con gastos y notas
Varias operaciones de un mismo comercio se agrupan en una sola liquidación. El sistema descuenta los gastos y conceptos, calcula el neto y permite sumar notas de crédito y débito. No deja repetir una operación ni un comprobante dentro de la misma liquidación.
Comprobante, orden de pago y cuenta corriente en un paso
Confirmar la liquidación deja tres cosas hechas: el comprobante, la orden de pago por el importe final y el movimiento en la cuenta corriente del comercio. El comprobante sale con la letra que corresponde según la condición de IVA del comercio. Desde la misma pantalla se accede a los tres.
Comisiones del comercio
Las comisiones por colocación de créditos se listan por período y por grupo de comercios, y se pueden abrir en detalle. Al imputarlas quedan cargadas en la cuenta corriente del comercio, con su comprobante y su asiento contable, y marcadas como pagadas.
Auditoría de cada peso
Queda registrado qué se hizo con cada movimiento, quién lo hizo, cuándo y con qué resultado, incluidos los intentos que el sistema no dejó hacer. Si el comercio o el cliente reclaman, hay con qué contestarles.
Qué se gana
Lo que más nos preguntan
¿Qué pasa si transfiere un familiar y no el titular del crédito?
Se resuelve, y es justamente el caso que el módulo está pensado para cubrir. Si el cajero cargó de antemano quién iba a transferir, el sistema lo reconoce por su CUIT e imputa la cuota al titular. Si el cliente paga seguido por terceros, conviene darle una cuenta de destino propia: ahí no importa quién apretó el botón.
¿Y si el importe que entró no coincide con la cuota?
Si falta plata, se aplica a las cuotas en orden hasta donde alcanza y la última queda parcial. Si sobra, según cómo lo configures el excedente va a la cuenta corriente del cliente o a las cuotas siguientes. El sistema nunca recorta el importe que entró.
¿Qué pasa con una transferencia que el sistema no puede identificar?
Queda en la bandeja de revisión con el motivo escrito. Desde ahí una persona la imputa a mano o carga el aviso de pago que faltaba. También puede dejar constancia de que ya se cobró por otro canal, o descartarla si no es cobranza. Nada se imputa por suposición.
¿Hay riesgo de cobrar dos veces la misma cuota?
No por descuido del sistema. Si la cuota ya se cobró por otro canal, el movimiento se marca como conciliado a mano con el número de recibo. A partir de ahí el sistema lo deja quieto y no vuelve a tocarlo. Y si una operación se corta por el medio, el movimiento queda en revisión para que nadie reintente a ciegas.
¿Puedo editar una liquidación que ya confirmé?
No. Una liquidación confirmada queda bloqueada y solo se puede consultar, imprimir o anular. Si el comprobante salió con un número equivocado, se puede anular y volver a generar el comprobante sin deshacer la liquidación.
¿Cuántas operaciones entran en una misma liquidación?
Hay un tope de operaciones por liquidación: dieciséis en la configuración inicial, y se puede subir. Cuando se llega al tope el sistema no deja agregar más. Si al comercio le quedan operaciones pendientes, se arma una segunda liquidación.
¿Cómo se le paga la comisión al comercio?
Las comisiones se listan por período y por grupo de comercios, se abren en detalle y se imputan en la cuenta corriente del comercio, con su comprobante si corresponde. Para que eso funcione el comercio tiene que estar vinculado a una cuenta. Si no lo está, el sistema avisa y no imputa.
¿Cada usuario ve y hace todo?
No. Cada usuario ve solo las pantallas y los botones que su perfil tiene habilitados, y lo que no tiene permitido aparece inactivo con el motivo. Los accesos y las operaciones quedan registrados con el usuario que las hizo.
Qué conviene saber antes
No existe un manual propio llamado "Web Comercios": el contenido sale de tres circuitos documentados por separado (liquidaciones a comercios, cobranzas por transferencia y comisiones de comercializadores). Conviene unificar el nombre antes de publicar.
El acceso web documentado es el de clientes, no uno propio para comercios. Que un comercio pueda entrar a consultar su cuenta depende de cómo la financiera le dé de alta el usuario. No prometer "portal exclusivo para comercios".
Para que el sistema cobre de verdad hacen falta dos permisos de configuración activados. Con alguno apagado identifica los pagos y muestra a qué cuota irían, pero no los cobra: queda en modo de prueba.
El cobro de la cuota y la emisión del recibo los hace el sistema de gestión principal, no la parte web. Si el sistema de gestión no confirma, el movimiento queda sin cobrar y se vuelve a intentar.
El aviso instantáneo cuando entra la plata lo da solo uno de los bancos conectados. Con el resto, los movimientos llegan cuando el sistema revisa la cuenta, cada tanto, según cómo esté configurado. La conexión con uno de los bancos se armó siguiendo el manual del banco y todavía no se probó con movimientos reales.
Los avisos de pago no se vencen solos: si ya no corresponden, hay que cancelarlos a mano. Si no, pueden quedar esperando una transferencia que entre días después.
La devolución de una transferencia se confirma a mano; la transferencia de vuelta la hace Tesorería por su circuito. La opción de devoluciones hoy no aparece en el menú porque no se usa.
El orden en que se cobran las cuotas no se puede cambiar: siempre de la más vieja a la más nueva. Al tildar una cuota se tildan todas las anteriores.
El tope de operaciones por liquidación, los conceptos que se descuentan, los bancos disponibles y qué secciones se ven dependen de la configuración de cada instalación. No prometer un número fijo ni una lista cerrada de bancos.
Todo lo demás que trae Plenario
¿Querés ver Web Comercios funcionando?
Te mostramos el módulo en vivo con datos parecidos a los de tu operación, y te decimos qué hace falta para ponerlo en marcha.