Firma digital de documentos sin papel ni demoras
Mandás el documento a firmar y el cliente lo firma desde el celular, donde esté. Vos ves en una sola pantalla quién firmó, quién no y a quién hay que reclamarle antes de que se venza el link.
Firma Digital en Plenario
Firma Digital es el módulo donde la financiera manda documentos a firmar y después controla qué pasó con cada uno. El cliente recibe un link, abre el documento desde el celular o la computadora, el sistema le valida la identidad y firma ahí mismo. No tiene que instalar nada ni ir a la sucursal. Y vos no tenés que esperar que te devuelva un papel.
La pantalla principal es un tablero de seguimiento. Cada fila es un documento enviado a firmar, con el cliente y el mail y el celular a donde se envió. Al lado están las fechas de cada paso: cuándo se envió, cuándo lo abrió el cliente, cuándo se reenvió, cuándo firmó y cuándo se vence el link. Los estados son cuatro: pendiente de firma, firmado, anulado y pendiente de análisis. Ese último es el caso en que el cliente firmó pero la validación automática de identidad no cerró. Queda esperando que alguien de la casa lo revise a mano.
Los documentos no se cargan desde acá: salen de la operación donde se generaron. Puede ser el legajo de un cliente, una solicitud de crédito, una liquidación, un crédito, una factura, una orden de pago o un recibo de cobro. Firma Digital es el lugar donde todos esos envíos se juntan y se gestionan: reclamar, reenviar, revisar, anular y guardar el documento firmado junto con el comprobante del proceso. La firma también está integrada al alta de créditos por internet. Ahí el cliente valida mail, teléfono y documento, acepta los términos y firma la solicitud como último paso, sin pasar por la oficina.
Quién lo usa
El circuito, paso a paso
El documento sale a firmar desde donde se generó
No se arma acá. El documento se manda a firmar desde el legajo del cliente, una solicitud, una liquidación, un crédito o un comprobante. El sistema le genera al cliente un link personal con fecha de vencimiento. Después se lo envía a la dirección de mail que el cliente tiene cargada en su ficha.
El cliente abre el link y firma
Entra desde el celular o la computadora, ve el documento, el sistema le valida la identidad y firma. No instala aplicaciones ni se registra en ningún lado. En el alta de créditos por internet la firma es el último paso, después de validar mail, teléfono y documento y de aceptar los términos.
El sistema anota cada paso solo
Queda registrado cuándo se envió, cuándo el cliente lo abrió, cuándo se reenvió, cuándo firmó y cuándo vence. No hay que ir preguntando ni anotar nada en una planilla aparte.
Vos mirás el tablero y priorizás
Filtrás por rango de fechas y por estado; de entrada te muestra el día de hoy. Los colores ordenan el trabajo: rojo es pendiente de firma y rojo en negrita es pendiente y ya vencido. Naranja es firmado pero con la identidad a revisar, y gris es anulado. También te muestra cuántos días faltan o cuántos pasaron del vencimiento.
Reclamás lo que no volvió
Sobre un pendiente, reenviás el link con un clic. El cliente recibe un mail nuevo, con un link nuevo y una nueva fecha de vencimiento, y el reenvío queda asentado. Si el cliente dice que no le llega el mail, copiás el link y se lo mandás por donde lo tengas, sin salir del sistema.
Resolvés los casos dudosos y cerrás
En los pendientes de análisis abrís el documento firmado y el comprobante del proceso para ver qué pasó. Si está todo bien, lo das por firmado dejando por escrito el motivo y la verificación que hiciste, y eso queda guardado. Si no corresponde, lo reenviás o lo anulás.
Qué incluye
Un solo tablero para todas las firmas
Todos los documentos enviados a firmar en una misma pantalla, sin importar de dónde salieron: clientes, solicitudes, liquidaciones, créditos, cheques, facturas, órdenes de pago o recibos de cobro.
Semáforo por estado
Las filas se pintan según en qué está cada firma. Rojo es pendiente, rojo en negrita es pendiente y vencido, naranja es firmado con la identidad a revisar y gris es anulado. Se ve en un vistazo qué hay que atender hoy.
Fechas de todo el recorrido
Envío, lectura, reenvío, firma, vencimiento y anulación, más los días que faltan o que ya pasaron del vencimiento. Sirve para saber si el cliente ni abrió el mail o si lo abrió y no firmó.
Reenvío del link en un clic
Si el cliente no firmó o se le venció, el sistema genera un link nuevo con nuevo vencimiento y le manda el mail de vuelta. El reenvío queda registrado, así que después se puede demostrar que se reclamó.
Copiar el link para mandarlo por otra vía
Cuando el cliente dice que el mail no le llega, se copia el mismo link de firma y se lo pasás por donde quieras. Es el link real que se le envió, no uno distinto.
Documento original, firmado y comprobante del proceso
De cada caso podés abrir el documento como se mandó, el documento ya firmado y el comprobante que acredita cómo se hizo la firma. Los tres quedan guardados en el sistema.
Revisión manual de las identidades dudosas
Cuando la validación automática no cierra, el caso no se pierde ni se aprueba solo. Queda en pendiente de análisis para que una persona lo revise y, si corresponde, lo dé por firmado explicando el motivo. Esa justificación es obligatoria y queda asentada.
Historial completo y origen del documento
De cada firma se puede ver todo lo que fue pasando y a qué operación pertenece el documento. Así no te queda un archivo suelto sin saber de qué cliente o de qué crédito es.
Qué se gana
Lo que más nos preguntan
¿Qué quiere decir que una firma quedó 'pendiente de análisis'?
Que el cliente firmó, pero la validación automática de identidad no dio el visto bueno. El caso no se aprueba solo: queda marcado en naranja esperando que una persona de la financiera lo revise. Esa persona abre el documento firmado y el comprobante del proceso. Recién ahí se decide si se acepta o si hay que volver a mandarlo a firmar.
El cliente dice que no le llegó el link. ¿Qué hago?
Tenés dos caminos. Podés reenviar el link por mail, y así se genera un link nuevo con nueva fecha de vencimiento. O podés copiar el link de firma y mandárselo por el medio que usás con ese cliente. Para reenviar por mail, el cliente tiene que tener el correo cargado en su ficha; si no lo tiene, el sistema te avisa.
¿Qué pasa si el link se vence y el cliente no firmó?
El documento queda pendiente y vencido, y en el tablero se ve en rojo y negrita para que salte a la vista. No se pierde nada: reenviás el link y el cliente recibe uno nuevo con un plazo nuevo. El reenvío queda registrado, así que se puede demostrar cuántas veces se le reclamó.
¿Puedo dar de baja un documento que mandé a firmar por error?
Sí, siempre que todavía esté pendiente y el cliente no lo haya firmado. Una vez que está firmado no se puede anular, justamente porque la firma ya existe. Los anulados quedan en gris en el tablero y no se borran, así que la historia del envío equivocado también queda.
¿El cliente necesita instalar algo o tener una cuenta?
No. Recibe un link, lo abre desde el celular o la computadora, valida su identidad y firma. No instala aplicaciones, no se registra y no necesita conocer el sistema. Por eso funciona bien con clientes que están lejos o que no son de usar mucho la computadora.
¿Qué documentos se pueden mandar a firmar?
Los que genera el propio sistema en sus distintas operaciones: documentación del legajo del cliente, solicitudes de crédito, liquidaciones, créditos, facturas, órdenes de pago y recibos de cobro, entre otros. El envío se dispara desde esa operación. Después el seguimiento de todos se concentra en la pantalla de Firma Digital.
¿Puedo ver las firmas de un cliente puntual sin filtrar todo?
Sí. Desde la ficha del cliente se accede directamente a los documentos que se le enviaron a firmar, ya filtrados por ese cliente. También se puede entrar por un documento en particular. Y desde el tablero general se filtra por rango de fechas y por estado.
¿Todos los usuarios pueden reenviar, anular o dar por firmado un documento?
No. Cada acción se habilita según el perfil del usuario. Uno puede consultar y no poder anular, u otro puede reenviar y no poder resolver un caso de identidad dudosa. Esto se define con el administrador del sistema, según cómo quiera la financiera repartir las responsabilidades.
Qué conviene saber antes
Depende de una habilitación comercial: la empresa tiene que tener el módulo contratado y habilitado. Si no lo tiene, la opción avisa y no abre.
No es un módulo de carga de documentos: desde esta pantalla no se arma ni se sube el documento a firmar. El envío se dispara desde la operación donde se generó el documento (legajo, solicitud, liquidación, crédito, comprobante).
El reenvío del link es por mail y necesita que el cliente tenga correo cargado. Si no lo tiene, el sistema avisa y la única alternativa es copiar el link y mandárselo por otra vía.
Desde esta pantalla no hay envío automático por WhatsApp ni por mensaje de texto. La anulación solo está disponible mientras el documento esté pendiente y sin firmar.
La validación automática de identidad no es infalible. Cuando no cierra, el caso queda en pendiente de análisis y lo resuelve una persona, con una observación obligatoria: esa decisión es humana, no del sistema.
El documento firmado se puede abrir solo una vez que efectivamente fue firmado. En el alta de créditos por internet, la validación del documento de identidad es opcional y depende de que la empresa la tenga activada.
El texto del mail que recibe el cliente se define en la configuración de la empresa, no se escribe en el momento del reenvío. No hay envío masivo de documentos a firmar desde esta pantalla: se trabaja de a un registro seleccionado.
Todo lo demás que trae Plenario
¿Querés ver Firma Digital funcionando?
Te mostramos el módulo en vivo con datos parecidos a los de tu operación, y te decimos qué hace falta para ponerlo en marcha.